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【マイナンバー法】必要なくなったマイナンバー情報は廃棄することが重要。

IT企業のマイナンバー法

取得するだけでなく、廃棄することも必要

これまで解説したきたマイナンバー法シリーズですが、今回が一旦最終回になります。今回のテーマは、マイナンバーの廃棄についてです。

これまで、マイナンバーを取得するときに気を付けるべきポイントなどを取り上げてきました。
【マイナンバー法】企業がマイナンバーを取得するときに注意すべきポイント

マイナンバーを取得して、必要なくなった場合には、マイナンバー情報を廃棄しておく必要があります。

これは、従来の個人情報保護法にはない新たな義務です。

税務労務関係書類の保存期間とは

税務労務関係書類は、法律で保存期間が定められています。

書 類 保存期間 起算日
労災保険に関する書類 3年 完結の日
雇用保険の被保険者に関する書類(離職票、雇用保険被保険者資格取得確認通知書) 4年 退職等の日
源泉徴収票給与所得者の扶養控除申告書 7年 属する年の翌年の1月10日の翌日
健康保険・厚生年金保険に関する書類 2年 退職等の日

この保存期間が経過したときは、取得したマイナンバー情報を廃棄する措置が求められます。

マイナンバー情報の削除・廃棄の方法

では、削除廃棄はどのようにすればよいのでしょうか?

ガイドラインでは、
(1)マイナンバー情報が記録された機器や電子媒体であれば、

  • 専用のデータ削除ソフトウェアの利用
  • 物理的な破壊をする

(2)書類の場合

  • シュレッダーなどで裁断する

ことが求められています。

マイナンバー情報の削除・廃棄の確認

上記の方法で、マイナンバー情報を削除・廃棄した場合には、責任者に確認してもらうことが必要です。
そして、確認した日付や担当者名などを記録して残しておくことが必要になるのです!


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