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【マイナンバー法】本人確認書類をコピーを保管しておく必要はありますか?

IT企業のマイナンバー法

本人確認資料(マイナンバー通知カードや運転免許証)は、保管する必要があるか?

マイナンバー法では、従業員からマイナンバーを取得する際に、本人確認措置をすることを義務づけています。

具体的には、「番号確認」「身元確認」が必要になります。

参考ブログ:【マイナンバー法】企業がマイナンバーを取得するときに注意すべきポイント

ここで、提示された本人確認書類を、会社は保管しておく必要はありません。よって、会社としては、提示された本人確認書類を、本人に返却したり、コピーを破棄するなどして構わないわけです。

もちろん、会社が本人確認書類を提出することを禁止もされていないので、会社で保管することも可能です。しかし、この場合には、本人確認書類は、「特定個人情報」になりますので、会社としては、安全管理措置を講じる必要があります。

参考ブログ:【マイナンバー法】マイナンバー情報を漏えいさせないために企業が取り組むべき4つのポイント。

そうすると、企業としては対策する作業量が増えてしまい、得策でありません。

マイナンバー実務上の対策のポイント

実務的には、適法に本人確認したということを記録しつつ、マイナンバーが記載された書面をなるべく保有しないという運用が必要になります。

そこで、企業としては、本人確認チェックリストを作成しておくことが考えられます。

例えば、番号確認を「個人番号カード」、「通知カード」、「住民票」等のどの書類で確認したのか。身元確認は、「運転免許証」「パスポート」等のどの書類で確認したのか。

このようなチェックリストにして、本人確認した担当者がチェックを入れていく方式です。これであれば、マイナンバー書類を保管せずに、どのように本人確認したのかが記録できます。

マイナンバー制度は、なるべく費用と手間をかけずに、賢く対策しましょう!

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